Saksliste årsmøte 2020

Locked
Annoli
Leder
Posts: 626
Joined: 10 Jan 2017, 22:36
Kjønn: Kvinne
Location: Bergen

Saksliste årsmøte 2020

Post by Annoli »

Det er nå mulig å forhåndsstemme. KUN medlemmer kan avgi stemmer. Ønsker du å stemme er det fortsatt tid til å melde seg inn eller fornye medlemskapet, du kan stemme så fort betalingen din er registrert. For å bli medlem i NTF betaler du inn 150 NOK til vår foreningskonto; 1644 24 36855 merk betalingen med navn på den som skal være medlem.
Helt nye medlemmer fyller også inn dette skjemaet: http://tamrotter.com/?page_id=17

Send en mail til ntf@tamrotter.com hvor du skriver nr på saken du stemmer på etterfulgt av ditt valgte alternativ. Det samme gjeld ved valg av styrerepresentant.
Eks: Sak 3.1 c
Stemmene registreres anonymt og e-posten slettes.
Fristen for å forhåndsstemme er 31.januar.


Saksliste til NTF Årsmøte 2020
Dato: søndag 2.februar 2020
Sted: Oslo
Referent:
Til stede:


1.0 Godkjenning av dagsorden

2.0 Referat fra styret


Det har vært en del endringer i NTF siste tiden som har påvirket hvordan foreningen driver. Blant annet at GNAG ikke lenger gis ut og nettbutikken ble lagt ned. Nettbutikken ble lagt ned pga. kapasitet og lover/regler i forhold til skatt/mva. Varelageret ble solgt til Gnagerutstyr og medlemmer i NTF får rabatt på RM1. I skrivende stund er det usikkert hva som skjer med RM1 pga. feil merking av importert Soya.
Dette gjelder flere produsenter som lager rottemat og vi venter fortsatt på hva utfallet blir.
Gnagerutstyr har fått inn en spesialisert versjon av RM1 som medlemmer inntil videre får 15% på.

2.1 Oppsummering av styrets arbeid i 2019

- Nettbutikkens varelager er solgt til Gnagerutstyr v/Kristin Bruton
- Gjennomgang av regnskapet og godkjenning fra skatteetaten at NTF er en forening og derfor ikke skattepliktig
- Avholdt kurs hos dyrebutikk
- Bokanmeldelse av boken Rotter skrevet av Marit Nicolaysen
- Hatt stand på Dyr for Alle på Norges Varemesse i August m/foredrag
- Godt i gang med oppdateringer på hjemmesiden
- Bistått psykolog i forbindelse med eksponeringsterapi
- Opprettelse av årshjul for å gjøre foreningens arbeid mer oversiktlig for styret.
- Utført 3 styremøter

2.2 Gjennomgang av regnskap

- Årsregnskapet legges frem og budsjett for 2020

3.0 Innkomne Saker

3.1. Nødhjelp for rotter
Det ble vedtatt ved årsmøte 2019 at NTF skulle se på muligheten for å opprette et Hjelpefond i tillegg til Helsefondet. Dette ser vi nå ikke er gjennomførbart i forhold til økonomi, opprettelse av retningslinjer og mtp. oversikt over kontoer og hva det medfører av regnskapsmessige forhold.
Hva gjør vi?
a) Ser på vedtektene for helsefondet og om vi kan utvide hva helsefondet eventuelt kan dekke.
b) Ingenting, helsefondet er som det er og hjelpefond legges på hyllen.



3.2 Oppdatering vedtekter
Det er noen små endringer i forhold til ordlyd., se vedlegg.
a) godkjenner
b) godkjenner ikke


3.3 Medlemskort
Det er ytret ønske om å få tilbake medlemskort. Pga. tidsbruk og utgifter med tanke på utstyr og porto så ønsker ikke styret pr. i dag å lage og sende ut fysiske medlemskort. Vårt forslag er derfor å lage et medlemskort som sendes ut sammen med kvitteringen for betalt kontingent, som medlemmet kan skrive ut selv eller ha tilgjengelig digitalt. Hva ønsker medlemmene her?
a) digitalt medlemskort
b) ingen medlemskort


3.4 Styret
Det har over lengre tid vært vanskelig å få medlemmer til å stille til spesifikke verv. Styret har derfor sett på sammensetningen av styremedlemmer og ansvarsområder ut i fra endringene innad i foreningen.
Vårt forslag, prøvetid fram til neste årsmøte, er som følger (vi tenker at ansvarsområdene eventuelt kan diskuteres og delegeres/navngis annerledes ved satt styre):
Leder: Hovedansvar for at foreningen følger vedtektene, ansvar for personalopplysninger (at disse oppbevares i henhold til GDPR) og kommunikasjon med ulike instanser. Ansvar for å delegere oppgaver etter behov.
Nestleder: Fungerer som styremedlem og hjelper leder med oppgaver som blir delegert.
Ansvar for å lage og å ha oversikt over årshjulet.
Styremedlem 1/Kasserer: Hovedansvar for regnskap og budsjett og å holde seg oppdatert på lover og regler som befatter frivillige organisasjoner.
Styremedlem 2 /Webmaster: Hovednsvar for websiden m/forum og at denne oppdateres jevnlig. Ansvar for at innlogging og skjema er trygge i henhold til GDPR.
Eventuelt også ansvar for medlemslisten og oppdatering av denne.
Styremedlem 3/Medieansvarlig: Hovedansvar for sosiale medier og rottekalenderen.
Vara: Varaer må være bevisst sitt ansvar for å kunne overta oppgavene til andre i styret om det er fravær og evnt. engasjere seg i saker.
Styremedlemmer kan delegere oppgaver og be om hjelp i sine ansvarsområder dersom det er nødvendig. F.eks ved organisering av rottetreff, utarbeidelse av kalender osv.
Alle har ansvar for å holde seg oppdatert på nyheter som angår rotter og rottehold, og kunne skrive relevante innlegg, infoskriv og artikler.
a) godkjenner nytt oppsett (leder, nestleder, kasserer, webmaster og medieansvarlig)
b) godkjenner, men vil fordele ansvarsområder etter styret er satt (leder, nestleder, styremedlem 1-3)
c) godkjenner ikke, vil beholde det gamle oppsettet (leder, nestleder, kasserer, sekretær, redaktør, webmaster)



3.5 Valg av vara
Kandidater som stiller til ulike verv stemmes over mot hverandre innenfor det spesifikke vervet. Siden det ikke er en konkret grense for antall vara i styret foreslås det at en kan stemme mot en kandidat hvorvidt denne ønskes inn i NTF som vara eller ikke.
Fra vedtektene; 3) Antall vara skal bestå av så mange personer som det virker forsvarlig ut fra dagens situasjon Resultat av dette vil da tre i kraft ved valg 2021.
a) Ja, jeg synes vi skal stemme for/mot på varakandidatene
b) Nei, jeg vil beholde dagens ordning.


4.0 Valg

Verv på valg:
1- Leder
Leder valgt inn ved årsmøtet 2019 trakk seg våren 2019 og vervet stilles derfor på valg i år for ett år. Ordinært valg for nye to år er da ved årsmøtet 2021.
a) Ann Mari Selje
2- Nestleder for ett år
a) Elin S. Løkken
3 – Styremedlem2/Webmaster for to år.
a) Merethe M. Heiland
4 – Styremedlem3/Medieansvarlig for ett år
a) Amalie Fevang
5 – Varamedlemmer for ett år. Ved mangel på kandidater kan de som stiller til valg, men ikke velges inn i styret, få tilbud om å være varamedlem.
a) Connie Hansen

Vedlegg: Vedtekter, endringer i rødt.
Ann Mari S. Selje

"It's nice to be important, but it's more important to be nice".

Annoli
Leder
Posts: 626
Joined: 10 Jan 2017, 22:36
Kjønn: Kvinne
Location: Bergen

Re: Saksliste årsmøte 2020

Post by Annoli »

Vedlegg: Vedtekter, endringer i rødt.

VEDTEKTER
Vedtekter for Norsk Tamrotteforening
Vedtatt 2003, sist oppdatert 2019
§ 1 NAVN, OPPGAVER, FORM
1) Foreningens navn er Norsk Tamrotteforening, forkortes til NTF.
2) Foreningens oppgaver er å:
– fungere som samlingspunkt for eiere av tamrotter
– informere allmennheten om alle aspekter ved hold av rotter som kjæledyr
– gi råd om stell av rotter
– fremme et godt og fornuftig avlsarbeid blant oppdrettere av rotter
3) Foreningen fungerer etter kalenderåret, den er upolitisk, demokratisk og ikke religiøs.
4) Foreningen er selveiende, ingen enkeltperson kan disponere foreningens eventuelle formue eller overskudd, og ingen enkeltperson kan stilles ansvarlig for eventuell gjeld eller heftelse.

§ 2 MEDLEMSKAP
1) Medlemskap i NTF er åpent for alle som ønsker å støtte denne foreningens oppgaver ifølge vedtektene. Medlemskap gjelder for ett kalenderår, og oppnås ved å innbetale medlemsavgift, eller utnevnes til æresmedlem. Medlemmer som ikke har innbetalt medlemsavgift innen utgangen av juni hvert år, strykes fra medlemsregisteret. Ved utmelding av foreningen tilbakebetales ikke medlemsavgift.
2) Et medlem som aktivt motarbeider NTF og vedtektene, kan ekskluderes av styret ved avstemning med minst 3/4 (tre fjerdedels) flertall.

§ 3 ANG. VEDTEKTER
1) Vedtekter vedtas av årsmøtet
2) Forslag til endringer må tas opp på årsmøtet
3) Endringer må stemmes over, og ha minst simpelt flertall for å vedtas.

§ 4 ÅRSMØTET
1) Årsmøtet er NTFs høyeste besluttende organ.
2) Ordinært årsmøte skal avholdes hvert år, så sant det er mulig. Dersom årsmøte ikke avholdes skal medlemmene ha skriftlig begrunnelse om dette fra styret.
3) Medlemmene kan når som helst fremsette krav om ekstraordinært årsmøte, ved å levere skriftlig begrunnelse til styret. Kravet må stilles av minst 30% av medlemsmassen.
4) Ved ordinære årsmøter må følgende saker behandles:
– valg av leder og kasserer (annethvert år)
– valg av webmaster og nestleder (annethvert år, men ikke samme år som valg av leder og kasserer)
– valg av øvrige styremedlemmer (hvert år).
5) Ved færre engasjerte ser styret på oppgavene og bestemmer sammenslåing av verv seg imellom ved vedtatt styre for gjeldende år
6) Møteprotokoll føres fra årsmøtet av årsmøtets valgte person.
7) Innkalling til årsmøte eller ekstraordinært årsmøte skjer med senest 1 måneds varsel pr. NTFs forum og sosiale medier.
8) Saker som skal stemmes over på årsmøtet må være fremmet minimum 21 dager før møtet. Sakslisten legges ut på NTFs forum og sosiale medier minimum 14 dager før møtet. Det er anledning til å forhåndsstemme per e-post eller brev til styret. Stemmen må være mottatt to dager før møtet.

§ 5 STYRET
1) Styret er foreningens iverksettende organ, og er ansvarlig for å avholde årsmøtet.
2) Styrets oppgaver er å:
– jobbe med og for foreningens oppgaver
– iverksette vedtatte beslutninger
– håndtere foreningens økonomi
– holde nødvendige styremøter, og føre møteprotokoll for disse
3) Styret (inklusive leder) skal bestå av minst 5 medlemmer, som alle må være myndige, fast bosatt i Norge, og ha gyldig medlemskap i NTF. Styret velges på årsmøtet.
4) Dersom styret av ulike årsaker ikke har kapasitet til å dekke alle verv og oppgaver i en periode, kan styret slå sammen verv og arbeidsoppgaver etter behov.
5) Antall vara skal bestå av så mange personer som det virker forsvarlig ut fra dagens situasjon.
6) En forumkonto til et medlem av styret kan ikke disponeres av mer enn en person.
7) De styremedlemmene som har hatt lav eller fraværende aktivitet i forrige år, bør ikke stille til gjenvalg, eventuelt fristille sine verv. Hvis man ikke har skrevet noen innlegg på styreforumet de siste tre måneder eller varslet styret om slikt fravær av aktivitet, anses dette som lav eller fraværende aktivitet.

§ 6 VED OPPHEVELSE AV FORENINGEN
1) Foreningen kan oppheves av årsmøtet, ved avstemning med minst 2/3 (to tredjedels) flertall. Ved opphevelse av foreningen tilbakebetales ikke medlemsavgift, men hele kassebeholdningen doneres til en ideell organisasjon som jobber med å fremme dyrs rettigheter.
Ann Mari S. Selje

"It's nice to be important, but it's more important to be nice".

Locked