Årsmøtet 2013

Referat fra NTFs årsmøte 26. januar 2013
Til stede:
Marlen Wollf
Kesia M. Wik
Kamilla Grønnestad
Marianne Ankjær-Lunekjær
Tonje Lenore Reitan

Sted:
Steinestøvegen 98
5131 Nyborg

Saksliste:

1) Godkjenning av innkalling, dagsorden og valg av referent. Innkalling og dagsorden ble enstemmig og godkjent uten kommentar.
Tonje Lenore Reitan ble valgt til referent og Marlen Wollf ble valgt til ordstyrer/møteleder.

2) Referat fra styret

A) Styret ga en oppsummering av styrets arbeid 2012.
Starten av 2012 valgte desverre både leder, nestleder og redaktør å trekke seg fra sine verv, dermed måtte varaene steppe inn; Marlen Wollf og Tora E. Kvaale. Det ble da bestemt at Stine Jacobsen tok stillingen som leder, Marlen Wollf som nestleder og Tora E. Kvaale som redaktør.

Årsberetning fra styret ble enstemmig godkjent.
Styret har hatt klare mål om hva vi ønsket å forbedre:
Helsekartoteket
Vi ønsket å få inn flere gode artikler slik at rotteeiere kan bli mer obs hvis det skulle skje rotta noe. Vi har da klart å få inn to nye artikler, diare hos rotter og smertetegn hos rotter. All ære til matmor som har brukt tid og laget disse gode artiklene.
Rottefest
Målet vårt var å få til to rottefester, en på østlandtet og en på vestlandet. Dette klarte vi og det ble holdt to rottefester på hver sin kant. Rottefesten på østlandet ble holdt hos Cathrine H. Sandli i Drammen og rottefesten på vestlandet ble holdt på Myrbø i Bergen.
Gnag
Her var målet vårt å opprettholde at GNAG kom 4 ganger i løpet av året. Noen utgaver ble dessverre forsinket og kom ikke helt som planlagt. Siste utgave ble et flott utvidet julegnag.

Vi hadde også en forsidekonkurranse hvor vinneren fikk bildet sitt som forside på Gnag.

Vedlikehold på forumet
Vår flotte webmaster har oppdatert forumet og dermed har vi nyeste versjon tilgjengelig.
Samle alle regler på et sted
Det har vært litt frem og tilbake ang regler, og dermed var målet vårt å samle alle regler på et sted slik at det blir enklest mulig for alle å finne hvis man skulle lure på dette.
Folderen vår
Her var målet å få oppdatert folderen vår. Dette ble gjort, og deretter ble den levert til forskjellige dyrebutikker som har tatt vår folder til nytte.
Rottekull tråden
Dette var det litt diskusjoner på, hva som skulle være åpent eller ikke, vi bestemte da for å endre kulltråden, hvor det ble en salgstråder kull, fødte kull og kommende kull.
Vi gjorde dermed fødte kull åpen for diskusjon fra fødsel etc.

B)Gjennomgang av regnskapet og budsjett

Medlemsinntektene er på kr. 9150,-
Nettbutikken gikk med overskudd på 5049,40.
Kostnader for trykking og utsending av 3 stk GNAG, samt utsendelse av gamle blader ble 6233,-.
Beholdning i Helsefondet pr 01.01.2013 er på kr 5173,17.
Rottefestene gikk med samlet overskudd på 1884,82, disse ble overført Helsefondet.
Kalendersalget 2012 gikk med overskudd på 856,26, disse ble overført Helsefondet.
Domenet koster ca kr 760 per år.

3) Innkomne saker ( se nærmere presentasjon under)
11 personer stemte over valg og saker.

1.Visittkort
Dette ble vedtatt med 11 stemmer for.

2. Kontotilgang
Dette ble vedtatt med 11 stemmer for.

3. Styremøte
Dette ble vedtatt med 11 stemmer for.

4. Arrangement
Dette ble vedtatt med 8 stemmer for.
2 imot og 1 blank.

5. Inaktivitet
Dette ble vedtatt med 10 for.
1 blank.

6. Avstemning
A) Dette ble vedtatt med 10 for og 1 imot
B) Dette ble vedtatt med 10 for og 1 imot

7. Medlemskort
A) Dette ble vedtatt med 11 for.
B) Dette ble vedtatt med 10 for og 1 imot.

8. Moderatorer
Dette ble vedtatt med 8 for.
2 imot og 1 blank.

9. Synlig forum
A) Dette ble vedtatt med 11 for.
B) Dette ble vedtatt med 10 for og 1 imot.

10. Synliggjøre oppgavene til styret
A) Dette ble vedtatt med 8 for og 3 imot.
B) Dette ble vedtatt 11 for.

11. Rottetreff
A) Dette ble vedtatt med 11 for.
B) Dette ble vedtatt med 10 for og 1 blank.

12. GNAG
A) Dette ble vedtatt med 9 for, 1 imot og 1 blank.
B) Dette ble vedtatt med 8 for og 3 imot.

13. Vurdering av valgkomité
A) Dette ble vedtatt med 8 for og 3 imot.
B) Dette ble vedtatt med 11 for.
C) Dette ble vedtatt med 6 for og 5 imot.

4) Valg
Disse stilte til valg:
Leder- 2 år: Marlen Wollf (wollf), Veronika Moen Johansen (willy wonka).
Marlen Wollf ble valgt med 10 stemmer mot 1 stemme.
Nestleder – 1 år: Marlen Wollf (wollf), Veronika Moen Johansen (willy wonka).
Veronika M.Johansen ble valgt med 9 stemmer mot 2.
Redaktør – 1 år: Tora Espeseth Kvaale (torasrotter).
Tora E. Kvaale ble valgt med 10 stemmer mot 1 blank.
Kasserer – 2 år: Cathrine Sandli (sanca)
Cathrine Sandli ble valgt med 11 stemmer.
Sekretær – 1 år: Tonje Lenore Reitan (Tonje Lenore) Cecilie Bakkene Winnem*.
Tonje Lenore Reitan ble valgt med 7 mot 3 og 1 blank.
Styremedlem, nettbutikk- 1 år: Helene Homlund (HeleneH).
Helene Homlund ble valgt med 10 stemmer og 1 blank.
Vara – 1 år: Miriam Stenberg (miriam).
Miriam Stenberg ble valgt med 10 stemmer og 1 blank.

Viseredaktør
Cecilie B. Winnem ble valgt med 10 stemmer og 1 blank*

Valgkomite
10 stemmer til BlackNenne.
10 stemmer til LilleLunde.
9 stemmer til Matmor.
1 stemte ikke på valgkomite, en stemte kun på to personer.

* Cecilie B. Winnem valgte å trekke seg fra vervet.

Nærmere presentasjon av innkomne saker:

Sak 1.
Visittkort:
Dette er noe som har blitt ønsket lenge. Vi har brosjyrer i NTF, men brosjyrer er vanskelig å ha med seg, og lett å kaste. Visittkort kan man legge i lommeboken og er lett å ha på disken evt. hos veterinær eller på dyrebutikken. Hos vistaprint får man 1000 kort til ca 200 kr, som man kan designe selv. Dette er noe jeg synes NTF kan ta seg råd til da vi har et godt overskudd på konto.
Forslag:
A) Skal NTF bruke egne midler til å kjøpe visittkort som vi kan dele ut til medlemmer, butikker, klinikker ol. slik at vi blir mer synlige?

Sak 2.
Kontotilgang:
Da det fort kan oppstå sykdom eller fravær hos kasserer er det hensiktsmessig at en til person i styret har tilgang til konto. Denne personen kan også hjelpe til å sjekke konto ved innbetalinger, slik at innmeldingsprossesen går raskere. Dette innebærer ikke at denne ekstra personen kan ta ut penger, men kun sjekke om det har kommet penger inn og hvor de kommer fra. Det mest hensiktsmessige er at det er sekretær som får denne tilgangen, men det kan også være aktuelt for andre.
Forslag:
A) Skal NTFs styre ha en ekstra person som har tilgang til konto oversikt?

Sak 3.
Styremøte:
Slik det er i dag har ikke styret faste møtepunker. Jeg anbefaler at styret har et styremøte utenom dette en gang i året, for å diskutere saker som har kommet opp siden sist. Hva man skal jobbe videre med og ønsker å gjøre for foreningen. Arbeidet etter årsmøtet går ofte fort og så blir det lite å gjøre resten av året. Dette vil også være med å styrke sammarbeidet og samholdet i styret. Dette innebærer ikke man må møtes fysisk, selv om dette er det hyggeligste, men man kan ha et møte over nett evt skype. De på øst og i vest kan feks samles på hvert sitt sted.
Forslag:
A) Skal NTFs styre ha minst 1 møte i året hvor kun styremedlemmer sammles for å diskutere styresaker?

Sak 4.
Arrangement:
Styret burde ha ansvar for å jobbe mer aktivt med å skape flere arrangement som fører til hygge og sammhold. Hemmelig venn har vært et populært arrangement som har blitt gjort 3 ganger i privat regi. Dette kan fint styret påta seg slik at flere medlemmer kan benytte denne muligheten. Gnag har arrangert bildekonkurranser, men vi kan også ha tegnekonkurranser, temabilder til NTF sin forside osv.
Forslag:
A) Skal NTFs styre ha ansvar for å lage flere arrangement, konkurranser ol. for å skape samhold og hygge?

Sak 5.
Inaktivitet:
Om et styremedlem er inaktiv inne på styreforum og ikke gjør «jobben» sin, dette vil også si bruk av sin stemme innen 2 måneder, vil denne personen bli spurt om de ønsker å tre av sitt verv eller å fortsette. Om denne personen fremdeles ikke bruker sin stemme etter enda en måned vil vara tre inn i dette vervet.
Forslag:
A) Om en i styret ikke utfører sitt verv på ønskelig vis og ikke bruker sin stemmerett innen angitt tid, tar vara over denne personens verv.

Sak 6.
Avstemming: I styret stemmes det over saker som taes opp. Dette er alt fra forandring av regler til brudd på regler. Da styret består av 7 personer er det viktig at alle stemmer. Det er fort gjort at det blir uavgjort eller at saken ikke kommer noen vei for at man venter på at alle skal bruke sin stemme.
Forslag:
A) Om en person/styremedlem ikke har stemmt innen 2 uker fra forslaget/saken er lagt ut, går dette som en blank stemme.
B) Skal leders stemme telle som to ved saker som blir uavgjort?

Sak 7.
Meldemskort:
I mange andre foreninger som vår har medlemmene medlemskort med info om foreningen, sitt navn og medlemsnr. Dette er praktisk å ha da man skal på rottefesten, eller benytte seg av NTF sin nettbutikk. Medlemskort vil spare styret for mye jobb ved rottetreff da man slipper å sitte med medlemsliste foran seg, man slipper å måtte gi ut medlemsnr flere ganger da det kan vanskelig å finne igjen mailen man fikk da man meldte seg inn. Det vil også spare medlemmene for en del arbeid da man slipper å måtte lete dette frem på data hver gang man skal bestille ol. En lamineringsmaskin koster 249,- på clas ohlson feks. i tillegg til dette kommer utgiften for lamineringslommer, dette koster ikke all verden. Denne maskinen kan følge sekretærvervet. Alt man da trenger utenom er en skriver (noe de fleste har i dag privat).
Forslag:
A) Skal vi ha medlemskort for medlemmene?
B) Skal medlemskortene være laminerte og NTF investere i en slik marskin?

Sak 8.
Moderatorer:
Flere aktive medlemmer bør vurderes for muligheten til å være moderator på NTF-Forum. Dette fordi gruppen med moderatorer ikke bare bør inneholde styremedlemmer. Det at andre medlemmer også er moderatorer kan være med på å bidra til følelsen av økt tilhørighet og flere kan føle at de er en del av det miljøet som er på NTF. Det bør være ønskelig med samarbeid mellom styret og andre medlemmer på forumet, så jo flere som bidrar, jo flere stemmer blir hørt. I tillegg blir også arbeidet bedre fordelt om det er flere aktive som bidrar for å holde forumet i orden.
Forslag:
A) Bør vi ha flere moderatorer som ikke sitter i styret?

Sak 9.
Et synlig forum:
Styret bør jobbe for å fronte NTF utad. Jeg kom tilfeldigvis over forumet når jeg hadde rotter for første gang. Styret bør derfor jobbe videre med å gjøre NTF mer synlig for personer som ikke allerede er aktive i dette miljøet. Det bør være i NTF sine interesser at flest mulig får tilstrekkelig informasjon om rottehold, slik at vi får flere ansvarlige rotteholdere i Norge. Forumet er en god arena for utvikling av kunnskaper og deling av erfaringer og bør derfor være så synlig som mulig.
Forslag:
A) Skal vi promotere NTF mer?
B) Skal gjøre oss mer synlige og lette å søke opp på feks google ol?

Sak. 10.
Synliggjøre oppgavene til styret:
Slik det har vært store deler av det siste året, har vi hatt et styre som ikke har vært fungerende og ting tar fryktelig lang tid. Jeg tenker at det innimellom bør skrives oppdateringer om hva styret jobber med slik at vi også kan få tilbakemeldinger av andre medlemmer av NTF. På denne måten vil vi kunne få flere synspunkter og vi vil kunne jobbe mer ut fra folkets ønsker. Dette vil også kunne føre til at medlemmer føler at de blir mer hørt og tatt på alvor.
Forslag:
A) Bør NTFs styre oppdatere medlemmene en gang i mnd hva de jobber med?
B) Skal man åpne for at medlemmene kan komme med ønsker og innspill i løpet av året på hva styret bør jobbe med?

Sak 11.
Rottetreff:
Dette er veldig viktig for NTF og det er slik NTF blir kjent for mange, dette bør absolutt gjøres to gangeri året, en på østlandet og en på vestlandet slik vi har gjort i 2012. Vi bør prøve å engasjere flere til å bidra til rottefesten slik at det ikke bare blir styres av noen få personer.
Forslag:
A) Bør vi engasjere flere til å bidra og hjelpe til med rottetreffene?
B) Bør det fortsette å være i vest og i øst?

Sak 12.
GNAG.
Redaktør bør prioritere å skrive mer om rottefesten. Det ble tatt mange fine bilder og det skjedde så masse der. Jo mer man forteller om hvor koselig rottetreffet var jo større sansynlighet er det for at flere vil dra på det neste. Bakerst i et blad på en side er litt å gjemme bort det store høydetreffet vi har i året. Det var flere på rottefesten enn bare vinnerene. Synes rottefesten bør prioriteres bedre og GNAG bør komme ut i tide. Og jeg anbefaler at evt leder korrekturleser GNAG da det er en del skrive feil ol i det.
Forslag:
A) Bør GNAG prioritere rottetreffet mer?
B) Skal det være krav om at bladet korrekturleses av leder før det sendes ut?

Sak 13.
Vurdering av ordningen med valgkommitté.
Vi har nå hatt valgkommitte med 3 valgte medlemmer i 2 år. Valgkommitteen skulle være en prøveordning, var tanken da den ble opprettet, så det er rimelig å ta opp til vurdering : Skal foreningen fortsette å ha en valgkommitte. Dersom foreningen finner ut at de vil forsette å ha en valgkommitte har jeg to forslag.
b) Det ene er at perioden valgkommitteen sitter for, endres fra 3 år til 1 år. Erfaringsmessig er 3 år alt for lenge å binde seg for. Selv ikke de «tunge» vervene i styret varer mer enn 2 år av gangen.
c) Den andre er at valgkommitteen krympes fra 3 til 2 medlemmer.Grunnen er at det kan være vanskelig nok å finne kandidater både til styret og til valgkommitteen, og at det ikke er nødvendig å være så mange for å få jobben gjort. Jeg synes ikke det er heldig at folk i valgkommitteen er styremedlemer i eksisterende styre eller selv stiller som kandidater ved valget. Dersom folk er villige til å gjøre en innsats for foreningen hadde det kanskje vært mulig å bruke dem mer effektivt til andre ting enn et ekstra medlem i valgkommitteen.
Forslag:
A) Skal foreningen forsette å ha en valgkommite?
B) Skal perioden valgkommitteen sitter for, endres fra 3 år til 1 år?
C) Skal valgkommitteen krympes fra 3 til 2 medlemmer?

 

regnskap2012total